Al sicuro i documenti digitali della Provincia autonoma di Trento

Negli ultimi anni l’Ufficio Beni archivistici, librari e Archivio provinciale della Soprintendenza per i Beni culturali, grazie alle competenze in materia di sorveglianza sugli archivi correnti dell’Amministrazione provinciale, ha svolto un ruolo di primo piano nel passaggio ad una produzione documentaria digitale da parte della Provincia autonoma di Trento.

La fase di passaggio, iniziata nel 2009 grazie all’adozione di un protocollo informatico federato a livello territoriale (Protocollo Informatico Trentino – P.I.Tre.), si è arricchita strada facendo di numerosi elementi di complessità dovuti sia all’evoluzione tecnologica sia alle novità in materia legislativa e regolamentare.

Da febbraio 2016, grazie ad un accordo di collaborazione sottoscritto l’anno prima con la Regione Emilia-Romagna, la Provincia di Trento affida la conservazione a lungo termine dei propri documenti digitali al Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna, mentre a fine 2016 l’Amministrazione provinciale ha iniziato a utilizzare uno strumento (il libro firma digitale) per la produzione in forma organizzata di documenti firmati digitalmente.

Il criterio che governa tutte le attività di gestione dei documenti digitali è il principio dell’unicità dell’archivio nelle sue fasi di vita: l’ordine dell’archivio ha origine sin dalla formazione dell’archivio stesso, quando cioè i documenti sono prodotti o ricevuti nel protocollo informatico; le attività successive di gestione dei documenti sono regolate da apposite disposizioni contenute nel manuale di gestione documentale, mentre l’invio dei documenti al Polo archivistico regionale dell’Emilia-Romagna rappresenta la fase finale, nella quale i documenti ‘sono messi al sicuro’ grazie all’affidamento ad un conservatore accreditato.

L’ambito della conservazione a lungo termine dei documenti digitali è senza dubbio l’aspetto più critico e rischioso della fase di passaggio alla produzione documentaria digitale. Non vi è infatti alcuna certezza riguardo agli scenari dell’evoluzione tecnologica nel lungo termine: i file che visualizziamo oggi nei formati esistenti potrebbero infatti non essere più leggibili domani, a causa della rapida obsolescenza dei software e delle piattaforme tecnologiche.

Questo panorama di incertezza è mitigato dalla previsione normativa della cosiddetta ‘conservazione a norma’, che si concretizza nell’istituzione di un sistema di conservazione digitale, il quale può essere gestito direttamente dalle amministrazioni pubbliche oppure può essere affidato ad un conservatore accreditato esterno, pubblico o privato.

La Provincia autonoma di Trento ha scelto, grazie alla disponibilità della Regione Emilia-Romagna, di inviare i propri documenti ad un conservatore accreditato pubblico (ParER). La collaborazione tra PAT e ParER ha portato a 2 milioni e mezzo (dato aggiornato a marzo 2018) la quota di documenti digitali della Provincia di Trento affidati alla custodia del conservatore. In particolare, nel mese di marzo 2018 si è concluso il programma di invio periodico dei documenti digitali pregressi, quelli cioè prodotti o ricevuti dalla PAT a partire dall’anno 2009, quando è iniziato l’utilizzo del protocollo informatico P.I.Tre.

I lavori continuano poiché grazie ad un Programma nazionale e ad uno specifico bando gestito dall’Agenzia (nazionale) per la Coesione territoriale la Provincia di Trento ha come obiettivo nel breve periodo il riuso della buona pratica della Regione Emilia-Romagna e l’accreditamento come conservatore digitale. Nel medio periodo l’obiettivo della PAT è di diventare un polo di conservazione digitale territoriale, utile quindi non solo per la conservazione dei documenti digitali dell’Amministrazione provinciale ma per i documenti di tutti gli enti pubblici del territorio.